Versión 01

Proceso de Implementación:

1. Una vez que el paciente tenga ventas registradas, se realizara el proceso de facturación, Para ello, seleccione la opción Facturación y digite la identificación del paciente. Luego, haga clic en el botón Nuevo registro, representado por el ícono de una hoja, ubicado en la parte superior derecha de la barra de herramientas. El sistema cargará una nueva pantalla donde se podrá generar la factura correspondiente.

a. Prefijo. Corresponde al prefijo de la resolución de facturación previamente configurado en el sistema. Se asigna automáticamente según la configuración del centro de atención y el tipo de factura.

b. Factura No. Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema al momento de guardar la factura. Es un campo de solo lectura.

c. Fecha Factura. Corresponde a la fecha en la que se genera la factura. Por defecto, el sistema asigna la fecha actual.

d. Fecha Desde. Indica la fecha de inicio del periodo a facturar. Generalmente, corresponde a la fecha de ingreso del paciente o al inicio de la prestación de servicios.

e. Fecha Hasta. Indica la fecha de finalización del periodo a facturar. Puede corresponder a la fecha de egreso del paciente, si ya ha sido dado de alta, o a la fecha actual si aún continúa hospitalizado.

f. Identificación No. Número de identificación del paciente al que se está generando la factura. Este campo se completa automáticamente con la información del ingreso seleccionado.

g. Nombre responsable. Nombre de la aseguradora o del tercero responsable del pago. Este campo se completa automáticamente con la información del ingreso seleccionado.

h. Movimiento. Selecciona el tipo de movimiento asociado a la factura.

i. Tipo de factura. Seleccione el tipo de factura que se desea generar. Las opciones son:

I. Facturación por evento. Esta modalidad permite cobrar cada uno de los servicios, procedimientos o productos suministrados al paciente de forma individual.

II. Facturación por paquete. Agrupa múltiples servicios o procedimientos en un solo concepto con valor fijo, previamente definido en un paquete tarifario.

j. Descripción. Ingrese observaciones o anotaciones específicas relacionadas con la factura.

2. El formulario presenta cuatro pestañas que muestran la información extraída automáticamente de otras pantallas, facilitando el proceso de facturación.

CONCEPTOS DE COBRO. Corresponden a los pagos anticipados efectuados por el paciente. Estos valores son recuperados automáticamente por el sistema, siempre que se haya registrado un concepto de cobro durante el proceso de admisión.

Si no se visualiza esta información, a pesar de estar registrada en la admisión, es probable que el contrato no tenga activado el indicador Retiene concepto de cobros.

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ABONOS A PACIENTES. Corresponden a los recibos de caja generados por pagos anticipados efectuados por el paciente. Estos valores son recuperados automáticamente por el sistema, siempre que hayan sido registrados previamente en la pantalla de caja de recaudo.

CARGOS CLÍNICOS. Corresponden a todos los servicios y productos vendidos al paciente durante su atención, los cuales serán tenidos en cuenta para la generación de la factura.

Para excluir del proceso de facturación una línea de pago registrada en admisiones, seleccione la opción correspondiente en el campo Excluir ventas de. Esta acción permite omitir de manera específica aquellas ventas que no deban incluirse en la factura por motivos administrativos, clínicos o contractuales.

AUTORIZACIONES SIN FACTURAR. Corresponden a las autorizaciones generadas durante el proceso de admisión o desde la funcionalidad de manejo de autorizaciones. Esta información es recuperada automáticamente por el sistema y se muestra únicamente con fines informativos.

3. Para completar el proceso, haga clic en el botón Guardar registro, identificado con el icono de un disquete que se encuentra en la barra de herramientas ubicada en la parte superior derecha. Al hacerlo, el sistema generará automáticamente el estado de cuenta correspondiente.

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4. Cuando las facturas electrónicas presentan errores de visualización en los campos QBR o CUFE, se debe utilizar el botón Limpiar PDFs asociados, identificado con el ícono de un borrador, ubicado al final de cada registro en la lista de facturación.

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Al hacer clic en este botón, el sistema mostrará un mensaje de confirmación y, posteriormente, un mensaje de éxito indicando que el PDF ha sido borrado correctamente. Este proceso no modifica la factura ni sus datos asociados; únicamente permite refrescar el documento PDF para que se visualice correctamente.

Facturación de cargos clínicos

Versión 01

Proceso de Implementación:

a. Prefijo. Corresponde al prefijo de la resolución de facturación previamente configurado en el sistema. Se asigna automáticamente según la configuración del centro de atención y el tipo de factura.

b. Factura No. Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema al momento de guardar la factura. Es un campo de solo lectura.

c. Fecha Factura. Corresponde a la fecha en la que se genera la factura. Por defecto, el sistema asigna la fecha actual.

d. Fecha Desde. Indica la fecha de inicio del periodo a facturar. Generalmente, corresponde a la fecha de ingreso del paciente o al inicio de la prestación de servicios.

e. Fecha Hasta. Indica la fecha de finalización del periodo a facturar. Puede corresponder a la fecha de egreso del paciente, si ya ha sido dado de alta, o a la fecha actual si aún continúa hospitalizado.

f. Identificación No. Número de identificación del paciente al que se está generando la factura. Este campo se completa automáticamente con la información del ingreso seleccionado.

g. Nombre responsable. Nombre de la aseguradora o del tercero responsable del pago. Este campo se completa automáticamente con la información del ingreso seleccionado.

h. Movimiento. Selecciona el tipo de movimiento asociado a la factura.

i. Tipo de factura. Seleccione el tipo de factura que se desea generar. Las opciones son:

I. Facturación por evento. Esta modalidad permite cobrar cada uno de los servicios, procedimientos o productos suministrados al paciente de forma individual.

II. Facturación por paquete. Agrupa múltiples servicios o procedimientos en un solo concepto con valor fijo, previamente definido en un paquete tarifario.

j. Descripción. Ingrese observaciones o anotaciones específicas relacionadas con la factura.

2. El formulario presenta cuatro pestañas que muestran la información extraída automáticamente de otras pantallas, facilitando el proceso de facturación.

CONCEPTOS DE COBRO. Corresponden a los pagos anticipados efectuados por el paciente. Estos valores son recuperados automáticamente por el sistema, siempre que se haya registrado un concepto de cobro durante el proceso de admisión.

ABONOS A PACIENTES. Corresponden a los recibos de caja generados por pagos anticipados efectuados por el paciente. Estos valores son recuperados automáticamente por el sistema, siempre que hayan sido registrados previamente en la pantalla de caja de recaudo.

CARGOS CLÍNICOS. Corresponden a todos los servicios y productos vendidos al paciente durante su atención, los cuales serán tenidos en cuenta para la generación de la factura.

AUTORIZACIONES SIN FACTURAR. Corresponden a las autorizaciones generadas durante el proceso de admisión o desde la funcionalidad de manejo de autorizaciones. Esta información es recuperada automáticamente por el sistema y se muestra únicamente con fines informativos.

3. Para completar el proceso, haga clic en el botón Guardar registro, identificado con el icono de un disquete que se encuentra en la barra de herramientas ubicada en la parte superior derecha. Al hacerlo, el sistema generará automáticamente el estado de cuenta correspondiente.

4. Cuando las facturas electrónicas presentan errores de visualización en los campos QBR o CUFE, se debe utilizar el botón Limpiar PDFs asociados, identificado con el ícono de un borrador, ubicado al final de cada registro en la lista de facturación.