Estado de cuenta de cargos clínicos
- Gina Rincon
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Last updated: Jun 20, 2025
Versión 01
Proceso de Implementación:
1. Una vez generada la factura, el sistema creará automáticamente el estado de cuenta o prefactura, que refleja el detalle de los valores a cobrar a la aseguradora.
a. Estado de cuenta N°. Número único generado automáticamente por el sistema que identifica el estado de cuenta.
b. Fecha Registro. Fecha en que se genera el estado de cuenta, asignada automáticamente por el sistema al momento de guardar la factura.
c. Fecha Desde. Fecha de inicio del periodo a facturar.
d. Fecha Hasta. Fecha de finalización del periodo a facturar.
e. Usuario registro. Nombre del usuario que genera el estado de cuenta.
f. Vista actual. Muestra el estado en el que se encuentra el registro dentro del flujo de facturación, permitiendo seleccionar si la venta está en estado pendiente, facturada, no cobrable, entre otros.
g. Pasar a. Permite modificar el estado de una venta dentro del estado de cuenta, excluyéndola del proceso de facturación a través de las siguientes opciones:
I. No cobrables. Se utiliza cuando el valor no debe ser cobrado a la aseguradora.
II. No facturar. Aplica cuando se decide no incluir el servicio en la factura final, ya sea por error en el registro o por política administrativa.
III. Ventas pendientes. Reasigna la venta a un estado temporal, indicando que aún está en revisión o pendiente por validación antes de su facturación.
2. Seleccione la venta o los productos que desea modificar, indique el estado actual en el campo Vista actual y seleccione el nuevo estado en el campo Pasar a. Finalmente, haga clic en el botón Pasar para aplicar el cambio. Del mismo modo, si necesita que las ventas vuelvan a estar disponibles para facturación, puede revertir el estado utilizando los mismos pasos iniciales.
3. Con el fin de facilitar la búsqueda y gestión de información cuando un paciente hospitalizado tiene múltiples ventas registradas, el sistema permite aplicar los siguientes filtros en el formulario del estado de cuenta:
h. Ubicación de despacho. Seleccione el sitio desde el cual se entregaron los servicios o productos al paciente.
i. Ubicación de consumo. Seleccione el lugar en el que se consumieron o aplicaron los servicios registrados.
j. Tipo de producto. Seleccione el producto o servicio.
k. Fecha Desde. Seleccione la fecha de inicio de la venta.
l. Fecha Hasta. Selecciona la fecha final de la venta.
m. Honorario. Selecciona el profesional al que se asigna el valor del servicio o procedimiento.
n. Código. Digite el código del producto o servicio según el manual tarifario.
o. Solo NoPos. Indique si permite filtrar y mostrar únicamente los servicios o productos clasificados como No POS (no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud).
4. Haga clic en el botón Filtrar, ubicado al final del formulario. Los resultados se mostrarán en la grilla del estado de cuenta.
Si desea limpiar los criterios ingresados y realizar una nueva búsqueda, utilice el botón Limpiar, también ubicado en la parte inferior del formulario. Esta acción restablecerá todos los campos a su estado inicial.
5. Registre valores adicionales o ajustes no asociados directamente a ventas utilizando el botón Otros conceptos, ubicado al lado del campo Usuario registro. Al hacer clic, se desplegará una ventana emergente en la que podrá ingresar la información correspondiente. Estos valores se reflejarán como montos negativos en la factura final.
Para que estos conceptos estén disponibles, deben estar previamente configurados en los conceptos de facturación del contrato del paciente. En su defecto, puede crear conceptos de facturación generales, que estarán disponibles de forma global y podrán ser seleccionados en cualquier proceso de facturación.
Una vez desplegada la ventana emergente, seleccione el concepto deseado y haga clic en el botón Agregar. Luego, haga clic en Guardar para confirmar y registrar la información en el estado de cuenta.
6. En caso de que la factura haya sido generada con el tipo de factura evento y se requiera cambiar a tipo Paquete, utilice el botón Agregar paquetes, identificado con el ícono de un maletín. Este se encuentra ubicado al lado del botón Otros conceptos. Al hacer clic, el sistema desplegara una ventana emergente
7. Para completar el proceso, haga clic en el botón Guardar registro, identificado con el icono de un disquete que se encuentra en la barra de herramientas ubicada en la parte superior derecha.
8. Una vez guardado el registro, el sistema generará automáticamente una ventana emergente con el contenido del estado de cuenta o prefactura en formato PDF, listo para su revisión.
a. Contrato / Responsable. Corresponde al contrato o tercero responsable del pago.
b. Vista. Permite cambiar la vista de la factura.
c. Inactivar ingreso. Al seleccionar esta opción, el sistema inactivará automáticamente el ingreso del paciente una vez se emita la factura, siempre que no existan movimientos pendientes.
d. Solo Facturar Seleccionada. Al marcar esta casilla, el sistema solo incluirá en la factura las ventas o registros que hayan sido seleccionados previamente en el estado de cuenta, ignorando las demás.
e. Forma de pago. Seleccione el método de pago correspondiente a la factura.
f. Días de vencimiento. Ingrese el número de días que se otorgarán como plazo para el vencimiento del pago. El sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de emisión de la factura.
Una vez verificada la información y confirmada la prefactura, haga clic en el botón Generar factura. El sistema mostrará un mensaje de confirmación solicitando autorización para continuar con la emisión de la factura.
Para finalizar el proceso, haga clic en Aceptar. La factura se generará de forma definitiva y quedará registrada en el sistema.
Posteriormente, la factura ofrece las siguientes opciones:
- Enviar por correo: Ingrese la dirección de correo electrónico correspondiente y haga clic en el botón Enviar email para remitir la factura directamente al destinatario.
- Imprimir original o copia: Si se selecciona el indicador Original o Copia, al momento de la impresión, el sistema identificará el documento como ORIGINAL o COPIA, según corresponda, y mostrará esta información en la parte inferior del documento.
ORIGINAL
COPIA
9. Si necesita anular un estado de cuenta previamente registrado, debe tener habilitada la variable ROEEC. Una vez activa, se visualizará el botón Eliminar, identificado con el ícono de una caneca de basura, en la grilla de ventas junto al final de cada registro.
El sistema confirmará el registro con un mensaje de guardado exitoso. El estado de cuenta eliminado permanecerá visible en la grilla de resultados, pero su estado cambiará a Anulada.
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